Une mention est une interruption. Savoir combien de personnes vous interrompez à chaque fois change la façon de s'en servir.
La mention est le seul geste de Teams qui force l'attention de quelqu'un d'autre. C'est aussi celui qu'on utilise le plus machinalement. Les deux ensemble expliquent une bonne partie de la fatigue que l'outil provoque.
Vous saurez qui reçoit quoi selon la mention utilisée, et vous aurez un critère simple pour choisir entre nommer une personne, alerter un canal ou réveiller une équipe entière.
Vous saurez aussi retrouver toutes les mentions qui vous concernent en un clic, ce qui est la meilleure défense contre la peur de rater quelque chose.
Une personne. Elle reçoit une notification et le message apparaît dans ses mentions. C'est la mention qu'il faut utiliser presque toujours, et on peut en nommer deux ou trois sans dommage.
Tous ceux qui suivent ce canal. Réservé à ce qui appelle une réaction de plusieurs personnes dans la journée : un incident, une échéance qui bouge, une validation bloquante.
Tout le monde, sans exception ni tri. À réserver aux cas où l'ignorance de l'information a un vrai coût pour chacun. En pratique : quelques fois par an.
Un sous-groupe nommé, par exemple @astreinte ou @formateurs, quand votre organisation en a défini. C'est souvent la bonne réponse quand vous hésitiez entre le canal et l'équipe.
La liste de suggestions qui s'ouvre après l'arobase, où voisinent une personne, un canal et une équipe.
La peur de rater un message pousse à tout lire, ce qui est le meilleur moyen de rater l'essentiel. La parade est de séparer nettement deux gestes.
Le matin et en début d'après-midi, ouvrez la vue rapide Mentions. Vous y trouvez uniquement les messages où quelqu'un vous a nommé, c'est-à-dire ceux qui attendent quelque chose de vous. Traitez-les, ou répondez « je regarde demain », ce qui compte aussi comme traiter.
Le reste du temps, parcourez vos canaux quand vous en avez le temps, en sachant que rien d'attendu ne s'y cache : si c'était attendu, vous auriez été mentionné.
Ce partage ne fonctionne que si votre équipe joue le jeu des mentions. C'est une raison de plus de bien s'en servir soi-même.
« @Équipe, le compte rendu est en ligne » interrompt quarante personnes pour une information que chacune aurait lue au bon moment.
Au troisième message de ce genre, les gens coupent les notifications du canal, et vous perdez le moyen de les joindre quand ce sera vraiment nécessaire.
Quand cinq personnes sont nommées, chacune suppose qu'une autre s'en occupe, et personne ne fait rien. C'est un effet connu et parfaitement reproductible.
Nommez une seule personne responsable, et citez les autres dans le texte sans les mentionner si elles doivent seulement être au courant.
Votre intention est bonne : vider votre tête avant de dormir. L'effet sur l'autre ne l'est pas, surtout s'il a Teams sur son téléphone.
Écrivez le message, mais programmez son envoi au lendemain matin. L'option est dans le menu contextuel du bouton d'envoi, et elle change beaucoup de choses pour vos collègues.
4 questions. 60 % de bonnes réponses pour valider la leçon.
Cherchez vos dix dernières mentions émises, et posez pour chacune la question du test : attendiez-vous vraiment quelque chose de cette personne, ce jour-là ?
Ouvrez ensuite votre vue rapide Mentions, et regardez combien attendent encore une réponse. Répondez aux trois plus anciennes, même par « je regarde jeudi ».
Repérez enfin l'option d'envoi différé dans le menu contextuel du bouton d'envoi, pour l'avoir sous la main le jour où vous écrirez tard.