Trois régimes de visibilité, et un choix qu'on ne peut plus changer après coup.
Le type d'un canal se choisit à sa création et ne se change jamais ensuite. Un canal standard ne deviendra pas privé, un canal partagé ne deviendra pas standard. Autant comprendre les trois avant de cliquer.
Vous saurez qui voit quoi dans chacun des trois types, où vivent leurs fichiers, et lequel choisir selon les personnes que vous devez réunir.
Vous saurez aussi la particularité du canal partagé, qui permet de travailler avec une autre organisation sans lui donner l'accès à votre équipe, et ses deux limites qui surprennent.
Trois types, qu'on distingue par une seule question : qui a le droit d'entrer ?
Dans les deux derniers cas, les propriétaires de l'équipe voient le nom du canal et peuvent le supprimer, mais n'accèdent ni aux fichiers, ni aux conversations, ni à la liste des membres tant qu'ils n'en sont pas membres eux-mêmes.
La fenêtre de création d'un canal, menu ouvert sur Standard, Privé et Partagé.
Le canal partagé résout un problème réel : travailler avec un client ou un partenaire sans lui ouvrir votre équipe. La personne extérieure reste dans son Teams, avec son propre compte, et voit simplement apparaître votre canal chez elle. Elle n'a rien à installer et ne devient pas invitée de votre organisation.
Deux surprises attendent ceux qui s'en servent sans le savoir.
Un invité ne peut pas entrer dans un canal partagé. Si votre prestataire a déjà été ajouté à votre organisation comme invité, ce compte-là ne pourra pas rejoindre le canal partagé : il faut passer par son compte professionnel d'origine. C'est déroutant, et c'est la première cause d'échec de mise en place.
Il faut que les deux organisations aient fait le nécessaire. Le partage entre organisations demande un réglage côté vous et côté eux. Si votre correspondant ne voit rien arriver, ce n'est probablement pas chez vous qu'il faut chercher.
Tant que tous les membres de l'équipe peuvent voir le sujet, restez en standard. C'est le seul type dont les fichiers vivent avec ceux de l'équipe, donc le seul vraiment simple.
Un sujet de rémunération, un recrutement en cours, une négociation. Le canal privé évite de créer une équipe entière pour trois personnes.
Une autre équipe, une autre organisation. C'est le seul type qui les fait entrer sans les faire entrer dans votre équipe.
Avant de créer un canal privé ou partagé, demandez-vous si le responsable de l'équipe doit pouvoir accéder au contenu. Si oui, ajoutez-le comme membre : son titre de propriétaire ne lui donnera rien.
Le privé rassure sur le moment et coûte durablement : les fichiers quittent le site de l'équipe, les arrivants ne récupèrent rien, et le responsable de l'équipe perd la vue d'ensemble.
Le privé se justifie par une raison précise (rémunération, recrutement, négociation), pas par un réflexe de prudence.
Être propriétaire de l'équipe ne donne accès ni aux fichiers ni aux conversations d'un canal privé ou partagé. Beaucoup de responsables le découvrent le jour où la personne concernée est absente.
Si l'accès doit être garanti, le responsable doit être membre du canal, explicitement.
Un nouveau membre d'un canal partagé lit tout ce qui s'y est dit avant lui, y compris les échanges internes sur son propre dossier.
Ouvrez un canal neuf pour la collaboration externe, plutôt que d'inviter dans un canal qui a servi à préparer la réunion.
4 questions. 60 % de bonnes réponses pour valider la leçon.
Parcourez les canaux de votre équipe principale et repérez les icônes : un cadenas signale un canal privé, un symbole différent un canal partagé.
Pour chaque canal privé, posez la question du responsable : la personne censée gérer l'équipe en est-elle membre ? Si non, et si le contenu doit lui rester accessible en son absence, ajoutez-la.
Si vous travaillez régulièrement avec un prestataire, regardez comment il est entré : compte invité dans votre organisation, ou membre d'un canal partagé depuis le sien. La leçon suivante explique laquelle des deux voies choisir.