Ce que votre employeur peut voir, et ce qu'il ne peut pas.

Vous saurez ce qui est techniquement accessible à votre organisation, par qui, et ce qui ne l'est pas. Sans exagération et sans naïveté.

Vous connaîtrez les quatre règles de droit français qui encadrent ces accès, et les trois gestes concrets qui en découlent pour vous.

Une précision utile : cette leçon expose des règles générales, elle ne remplace pas un conseil juridique. En cas de litige, adressez-vous à un représentant du personnel ou à un avocat.

Quatre catégories, de la plus banale à la plus sensible.

• Votre présence, en direct. La pastille de couleur est visible de tous vos collègues, en permanence. Ce n'est pas de la surveillance, c'est la fonction. Teams ne tient pas nativement de journal minute par minute de vos changements de statut.
• Vos volumes d'activité. Le centre d'administration produit des rapports d'usage : nombre de messages envoyés, de réunions tenues, d'appels passés, par personne. Le contenu n'y figure pas, les quantités si.
• Ce qui a été enregistré. Enregistrements de réunion, transcriptions, rapports de présence indiquant qui a rejoint et combien de temps. Tout cela est conservé et consultable par ceux à qui il appartient, comme vu au module 3.
• Le contenu de vos échanges, y compris privés. Vos conversations sont journalisées. Un administrateur muni des rôles de conformité peut les rechercher, les exporter, les mettre sous conservation légale, y compris pour des canaux privés. C'est prévu pour les enquêtes internes et les obligations judiciaires, et chaque accès laisse une trace.

La conclusion pratique tient en une phrase : rien n'est lu en continu, et rien n'est oublié.

La possibilité technique n'est pas l'autorisation. Quatre règles s'appliquent en France, et elles sont plus protectrices que ce que la plupart des gens imaginent.

• L'information préalable. Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui ne lui a pas été porté à connaissance auparavant (article L1222-4 du code du travail). Un contrôle mis en place en secret est inopposable.
• La consultation du comité social et économique avant l'introduction de moyens permettant de contrôler l'activité des salariés (article L2312-38).
• La proportionnalité. Les restrictions aux libertés doivent être justifiées par la nature de la tâche et proportionnées au but recherché (article L1121-1). Une surveillance générale et permanente ne l'est pas.
• Le secret des correspondances. Depuis un arrêt de la Cour de cassation du 2 octobre 2001, un message identifié comme personnel ne peut pas être ouvert par l'employeur, même sur un outil professionnel, et même si l'usage personnel est interdit. À défaut d'être identifié comme tel, un message est présumé professionnel.

S'y ajoute le RGPD : une finalité déterminée, une durée de conservation limitée, et un droit d'accès qui vous permet de demander quelles données vous concernant sont détenues.

Cherchez la charte informatique de votre organisation. Elle est en général dans l'intranet, annexée au règlement intérieur ou remise à l'embauche. Lisez ce qu'elle dit du contrôle des outils et de la durée de conservation.

Parcourez ensuite vos conversations des trois derniers mois et repérez ce qui n'aurait pas dû s'y trouver : rendez-vous médicaux, sujets familiaux, recherche d'emploi. Sans dramatiser, déplacez ces échanges vers vos moyens personnels à l'avenir.

Notez enfin si votre organisation a un délégué à la protection des données, et où le joindre. C'est l'interlocuteur du droit d'accès, et le savoir avant d'en avoir besoin évite de chercher au mauvais moment.