Le catalogue en propose des centaines. Trois usages couvrent l'essentiel, et le reste peut attendre indéfiniment.
Le catalogue d'applications de Teams est immense et donne mauvaise conscience. En réalité, trois usages couvrent presque tous les besoins d'une équipe ordinaire, et ils sont déjà là.
Vous saurez épingler ce que votre équipe ouvre tous les jours, suivre des tâches sans tableur parallèle, et faire valider une demande de façon retrouvable.
Vous saurez aussi pourquoi il vaut mieux en installer très peu, et ce qu'ajouter une application donne réellement à voir.
Un document de référence, un tableau de suivi, un site interne. Le « + » en haut du canal ajoute un onglet ouvrable en un clic, au même endroit pour tout le monde. C'est l'usage le plus rentable, et le moins risqué.
Une liste de tâches attachée au canal, avec un responsable et une échéance par ligne. Elle remplace le tableur que quelqu'un tient seul et que personne d'autre n'ouvre.
Les Approbations transforment un « tu valides ? » en objet daté et nominatif. Congés, dépenses, publication : tout ce qui doit pouvoir être retrouvé et prouvé.
Le reste du catalogue relève de besoins d'équipes particulières. Une application installée sans usage précis devient un onglet mort de plus, et une case cochée de moins dans la clarté de votre canal.
Une application ajoutée à un canal n'est pas un décor. Selon ce qu'elle fait, elle peut lire les messages du canal, accéder à ses fichiers, écrire en votre nom, ou envoyer des données vers un service extérieur à votre organisation.
C'est la raison pour laquelle beaucoup d'organisations restreignent le catalogue à une liste approuvée, voire l'interdisent entièrement. Ce n'est pas de la méfiance envers vous : une application tierce mal choisie est un chemin de sortie pour des données professionnelles, et personne dans l'équipe n'a les moyens de l'évaluer.
Deux règles simples pour ne jamais se tromper. Préférez ce qui vient de Microsoft pour les usages courants, puisque les données ne quittent pas l'écosystème où elles sont déjà. Et demandez avant d'installer une application tierce dans un canal qui contient des informations sensibles, plutôt que de découvrir après coup que c'était interdit.
L'écran d'autorisations affiché à l'ajout d'une application dans un canal.
L'onglet reste, l'usage ne vient jamais, et six mois plus tard personne n'ose le retirer parce que personne ne sait qui l'a mis.
Décidez de l'usage avant l'installation, et fixez une date à laquelle vous retirerez l'onglet s'il n'a pas servi.
Une application de prise de notes à côté du bloc-notes intégré, un outil de sondage à côté des réactions : l'équipe se répartit alors entre deux outils, et l'information vit à moitié dans chacun.
Avant d'ajouter, vérifiez si l'usage n'est pas déjà couvert par ce qui est en place.
Une application tierce peut lire les messages et les fichiers du canal, et faire sortir des données professionnelles de l'organisation.
Sur un canal qui contient des informations clients ou personnelles, la question se pose avant l'installation, pas après. En cas de doute, une demande écrite au service informatique vous protège autant qu'elle protège les données.
4 questions. 60 % de bonnes réponses pour valider la leçon.
Ouvrez votre canal le plus actif et regardez la barre d'onglets. Comptez ceux que vous avez ouverts au cours du dernier mois : c'est souvent un sur quatre.
Ajoutez ensuite l'onglet qui manque vraiment : le document que trois personnes vous redemandent chaque semaine. Le bouton « + », en haut du canal, puis le fichier.
Si votre équipe valide des choses par messages, ouvrez une fois les Approbations et envoyez une demande d'essai à vous-même. Vous verrez en une minute ce que ça change à la traçabilité.